Lista de verificación para evaluación de demostración de ultrasonido

Propósito de la demostración

Escriba las preguntas de compra que el comprador desea que se aborden durante una conversación sobre la demostración propuesta.

Escriba las preguntas de compra del comprador antes de solicitar una conversación sobre la demostración. Pida a cada departamento involucrado que identifique las descripciones de artículos y los documentos de producto que desea que se aborden. Combine las preguntas en una agenda conservando el contacto responsable de cada solicitud. Envíe esa agenda al proveedor y pregunte qué equipo propuesto se analizaría. Mantenga las preguntas sobre el paquete comercial visibles como puntos separados de la agenda, luego solicite aclaración escrita de cualquier cambio propuesto en el tema de la presentación antes de invitar a los revisores del comprador. Después de la conversación de presentación, pida a los participantes que verifiquen los nombres de los equipos registrados junto a sus preguntas. Corrija las notas del comprador antes de solicitar el seguimiento del proveedor y mantenga la lista de preguntas acordada disponible para el coordinador de compras cuando se reciba una propuesta comercial revisada.

Análisis de la identidad del dispositivo

Solicite la identidad del equipo propuesto para la presentación antes de acordar la agenda.

Solicite una lista de equipos que identifique los artículos propuestos para el análisis. Solicite las descripciones correspondientes antes de la presentación para que los contactos del comprador puedan preparar sus preguntas. Compare esa lista de equipos con la identidad del artículo en la solicitud de cotización y solicite aclaraciones donde difieran. Mantenga la identidad del equipo disponible durante el análisis para que los participantes puedan nombrar el artículo detrás de cada pregunta. Después de la presentación, conserve la lista con la agenda y solicite los títulos de los documentos asociados con los artículos realmente analizados.

Responsabilidades de los asistentes

Invite a los revisores de documentos del comprador y asigne la responsabilidad de registrar sus propias preguntas.

Invite a los contactos del comprador responsables de las preguntas documentales y comerciales de la agenda. Pida a cada participante que identifique las preguntas dentro de su propia responsabilidad de revisión y que nombre a una persona para registrar las solicitudes no resueltas. Mantenga la lista de preguntas disponible para todos los asistentes. Durante el análisis, distinga una pregunta planteada por un revisor de una decisión comercial que requiere autorización posterior. Pida al contacto responsable del comprador que revise sus propias notas antes de enviar la solicitud de seguimiento combinada al proveedor para obtener una respuesta escrita.

Solicitud de recorrido por los documentos

Solicite un punto de la agenda para identificar los documentos de producto relevantes para la compra propuesta.

Incluya un recorrido por los documentos en la agenda solicitada. Pida al proveedor que identifique la descripción del producto y otros títulos de documentos relevantes para los artículos de compra propuestos. Registre las identidades de los documentos en lugar de confiar en una imagen de pantalla no identificada. Pregunte a los revisores del comprador qué archivos desean recibir después del análisis. Envíe esa solicitud de documentos con la lista de equipos y la referencia de la agenda, luego compare los documentos recibidos con los títulos registrados durante la presentación antes de distribuirlos para la revisión departamental.

Registro de preguntas sin respuesta

Registre las preguntas que necesitan una respuesta escrita posterior y vincúlelas al artículo analizado.

Registre las preguntas sin respuesta junto con el artículo que se está analizando y el contacto del comprador que las planteó. Solicite una respuesta escrita posterior cuando la aclaración requiera revisión de documentos u otro contacto del proveedor. Mantenga esas solicitudes separadas de las notas de la presentación para que puedan rastrearse sin tratar un comentario de la discusión como una respuesta completada. Envíe al proveedor una lista de seguimiento enfocada y pídale que haga referencia a la identidad del equipo correspondiente. Devuelva cada respuesta escrita al revisor del comprador responsable de la pregunta de compra original.

Revisión de compra posterior a la demostración

Compare las respuestas escritas con las preguntas de compra originales antes de revisar la solicitud de cotización.

Compare las respuestas escritas de seguimiento con la agenda de demostración original y las solicitudes de documentos del comprador. Pida a los revisores departamentales que identifiquen qué preguntas siguen abiertas antes de revisar el alcance de la cotización. Mantenga las identidades del equipo propuesto consistentes entre el registro de la presentación y la propuesta comercial. Cuando el proveedor sugiera otro artículo, solicite su descripción como una propuesta separada para revisión. Antes de buscar la aprobación de compra, conserve los documentos solicitados, los comentarios de los revisores y el paquete comercial actual juntos, y confirme los requisitos del pedido y las gestiones de entrega a través de la correspondencia de compras.

Lista de verificación para evaluación de demostración de ultrasonido: documentos a solicitar