Lista de verificação para avaliação de demonstração de ultrassom

Propósito da demonstração

Escreva as perguntas de compra que o comprador deseja que sejam abordadas durante uma conversa sobre a demonstração proposta.

Escreva as perguntas de compra do comprador antes de solicitar uma conversa sobre a demonstração. Peça a cada departamento envolvido que identifique as descrições de itens e os documentos de produto que deseja que sejam abordados. Combine as perguntas em uma agenda, preservando o contato responsável por cada solicitação. Envie essa agenda ao fornecedor e pergunte qual equipamento proposto seria discutido. Mantenha as perguntas sobre o pacote comercial visíveis como itens separados da agenda e, em seguida, solicite esclarecimento por escrito de qualquer alteração proposta no assunto da apresentação antes de convidar os revisores do comprador. Após a conversa de apresentação, peça aos participantes que verifiquem os nomes dos equipamentos registrados ao lado de suas perguntas. Corrija as notas do comprador antes de solicitar o acompanhamento do fornecedor e mantenha a lista de perguntas acordada disponível para o coordenador de compras quando uma proposta comercial revisada for recebida.

Discussão sobre a identidade do dispositivo

Solicite a identidade do equipamento proposto para apresentação antes de acordar a agenda.

Solicite uma lista de equipamentos que identifique os itens propostos para discussão. Solicite as descrições correspondentes antes da apresentação para que os contatos do comprador possam preparar suas perguntas. Compare essa lista de equipamentos com a identidade dos itens na solicitação de orçamento e solicite esclarecimentos onde diferirem. Mantenha a identidade do equipamento disponível durante a discussão para que os participantes possam nomear o item por trás de cada pergunta. Após a apresentação, preserve a lista com a agenda e solicite os títulos dos documentos associados aos itens efetivamente discutidos.

Responsabilidades dos participantes

Convide os revisores de documentos do comprador e atribua a responsabilidade de registrar suas próprias perguntas.

Convide os contatos do comprador responsáveis pelas perguntas documentais e comerciais da agenda. Peça a cada participante que identifique as perguntas dentro de sua própria responsabilidade de revisão e indique uma pessoa para registrar as solicitações não resolvidas. Mantenha a lista de perguntas disponível para todos os presentes. Durante a discussão, distinga uma pergunta levantada por um revisor de uma decisão comercial que requer autorização posterior. Peça ao contato responsável do comprador que revise suas próprias notas antes de enviar a solicitação de acompanhamento combinada ao fornecedor para uma resposta por escrito.

Solicitação de revisão dos documentos

Solicite um item da agenda para identificar os documentos de produto relevantes para a compra proposta.

Inclua uma revisão dos documentos na agenda solicitada. Peça ao fornecedor que identifique a descrição do produto e outros títulos de documentos relevantes para os itens de compra propostos. Registre as identidades dos documentos em vez de confiar em uma imagem de tela não identificada. Pergunte aos revisores do comprador quais arquivos desejam receber após a discussão. Envie essa solicitação de documentos com a lista de equipamentos e a referência da agenda, depois compare os documentos recebidos com os títulos registrados durante a apresentação antes de distribuí-los para revisão departamental.

Registro de perguntas não respondidas

Registre as perguntas que precisam de uma resposta escrita posterior e vincule-as ao item discutido.

Registre as perguntas não respondidas com o item em discussão e o contato do comprador que as levantou. Solicite uma resposta escrita posterior quando o esclarecimento exigir revisão de documentos ou outro contato do fornecedor. Mantenha essas solicitações separadas das notas da apresentação para que possam ser acompanhadas sem tratar uma observação da discussão como uma resposta concluída. Envie ao fornecedor uma lista de acompanhamento focada e peça que faça referência à identidade do equipamento relevante. Devolva cada resposta escrita ao revisor do comprador responsável pela pergunta de compra original.

Revisão de compra pós-demonstração

Compare as respostas por escrito com as perguntas de compra originais antes de revisar a solicitação de orçamento.

Compare as respostas escritas de acompanhamento com a agenda original da demonstração e as solicitações de documentos do comprador. Peça aos revisores departamentais que identifiquem quais perguntas permanecem abertas antes de revisar o escopo do orçamento. Mantenha as identidades do equipamento proposto consistentes entre o registro da apresentação e a proposta comercial. Quando o fornecedor sugerir outro item, solicite sua descrição como uma proposta separada para revisão. Antes de buscar a aprovação de compra, preserve os documentos solicitados, os comentários dos revisores e o pacote comercial atual juntos, e confirme os requisitos do pedido e os arranjos de entrega por meio da correspondência de compras.

Lista de verificação para avaliação de demonstração de ultrassom: documentos a solicitar