Контрольный список оценки демонстрации УЗИ

Цель демонстрации

Запишите вопросы закупки, которые покупатель хочет рассмотреть в ходе обсуждения предлагаемой демонстрации.

Запишите вопросы закупки покупателя, прежде чем запрашивать обсуждение демонстрации. Попросите каждое задействованное подразделение указать описания предметов и документы на продукцию, которые оно хочет рассмотреть. Объедините вопросы в повестку, сохранив контактное лицо, ответственное за каждый запрос. Отправьте эту повестку поставщику и уточните, какое предлагаемое оборудование будет обсуждаться. Оставляйте вопросы по коммерческому комплекту отдельными пунктами повестки, затем запросите письменное разъяснение любого предлагаемого изменения предмета презентации, прежде чем приглашать рецензентов покупателя. После обсуждения презентации попросите участников проверить названия оборудования, записанные рядом с их вопросами. Исправьте заметки покупателя, прежде чем запрашивать ответные действия поставщика, и держите согласованный список вопросов доступным для координатора закупок при получении пересмотренного коммерческого предложения.

Обсуждение идентификации устройства

Запросите идентификацию оборудования, предлагаемого для презентации, прежде чем согласовывать повестку.

Запросите перечень оборудования с указанием предметов, предлагаемых к обсуждению. Запросите соответствующие описания до презентации, чтобы контакты покупателя могли подготовить свои вопросы. Сравните этот перечень оборудования с идентификацией предметов в запросе коммерческого предложения и запросите разъяснения там, где они различаются. Держите идентификацию оборудования доступной во время обсуждения, чтобы участники могли назвать предмет, стоящий за каждым вопросом. После презентации сохраните перечень вместе с повесткой и запросите названия документов, связанных с фактически обсуждавшимися предметами.

Обязанности участников

Пригласите рецензентов документов покупателя и назначьте ответственных за запись их собственных вопросов.

Пригласите контакты покупателя, ответственные за документальные и коммерческие вопросы повестки. Попросите каждого участника определить вопросы в рамках своей зоны ответственности за рассмотрение и назначить лицо для записи нерешённых запросов. Держите список вопросов доступным для всех присутствующих. В ходе обсуждения отличайте вопрос, поднятый рецензентом, от коммерческого решения, требующего последующего утверждения. Попросите ответственный контакт покупателя проверить собственные заметки, прежде чем направлять поставщику объединённый запрос на последующие действия для письменного ответа.

Запрос на обзор документов

Запросите пункт повестки для идентификации документов на продукцию, относящихся к предлагаемой закупке.

Включите обзор документов в запрашиваемую повестку. Попросите поставщика указать описание продукта и другие названия документов, относящихся к предлагаемым предметам закупки. Записывайте идентификацию документов, а не полагайтесь на неопознанное изображение экрана. Спросите рецензентов покупателя, какие файлы они хотят получить после обсуждения. Отправьте этот запрос документов вместе с перечнем оборудования и ссылкой на повестку, затем сравните полученные документы с названиями, записанными во время презентации, прежде чем распространять их для рассмотрения подразделениями.

Журнал неотвеченных вопросов

Записывайте вопросы, требующие последующего письменного ответа, и связывайте их с обсуждавшимся предметом.

Записывайте неотвеченные вопросы вместе с обсуждаемым предметом и контактом покупателя, который их поднял. Запрашивайте последующий письменный ответ, когда для разъяснения требуется рассмотрение документов или обращение к другому контакту поставщика. Храните эти запросы отдельно от заметок презентации, чтобы их можно было отслеживать, не воспринимая замечание из обсуждения как завершённый ответ. Отправьте поставщику адресный список для последующих действий и попросите его сослаться на соответствующую идентификацию оборудования. Возвращайте каждый письменный ответ рецензенту покупателя, ответственному за исходный вопрос закупки.

Рассмотрение закупки после демонстрации

Сравните письменные ответы с исходными вопросами закупки, прежде чем пересматривать запрос коммерческого предложения.

Сравните письменные ответы с первоначальной повесткой демонстрации и запросами документов покупателя. Попросите отраслевых рецензентов определить, какие вопросы остаются открытыми, прежде чем пересматривать объем коммерческого предложения. Обеспечьте согласованность идентификаторов предлагаемого оборудования между протоколом презентации и коммерческим предложением. Если поставщик предлагает другой товар, запросите его описание в виде отдельного предложения для рассмотрения. Перед получением разрешения на закупку сохраните запрошенные документы, комментарии рецензентов и текущий коммерческий пакет вместе и подтвердите требования к заказу и условия доставки в рамках закупочной переписки.