Liste de vérification pour l'évaluation d'une démonstration d'échographie

Objet de la démonstration

Rédigez les questions d'achat que l'acheteur souhaite voir traitées lors d'une discussion sur la démonstration proposée.

Rédigez les questions d'achat de l'acheteur avant de demander une discussion sur la démonstration. Demandez à chaque service concerné d'identifier les descriptions d'articles et les documents produit qu'il souhaite voir traités. Regroupez les questions dans un ordre du jour en conservant le contact responsable de chaque demande. Envoyez cet ordre du jour au fournisseur et demandez quel équipement proposé serait discuté. Maintenez les questions sur le colis commercial comme points distincts de l'ordre du jour, puis demandez par écrit des éclaircissements sur tout changement proposé du sujet de la présentation avant d'inviter les réviseurs de l'acheteur. Après la discussion de présentation, demandez aux participants de vérifier les noms d'équipement consignés à côté de leurs questions. Corrigez les notes de l'acheteur avant de demander le suivi du fournisseur, et tenez la liste de questions convenue à la disposition du coordinateur des achats lorsqu'une proposition commerciale révisée est reçue.

Discussion sur l'identité du dispositif

Demandez l'identité de l'équipement proposé pour la présentation avant de convenir de l'ordre du jour.

Demandez une liste d'équipements identifiant les articles proposés pour la discussion. Demandez les descriptions correspondantes avant la présentation afin que les contacts de l'acheteur puissent préparer leurs questions. Comparez cette liste d'équipements avec l'identité des articles dans la demande de devis, et demandez des éclaircissements lorsqu'elles diffèrent. Tenez l'identité de l'équipement à disposition pendant la discussion afin que les participants puissent nommer l'article derrière chaque question. Après la présentation, conservez la liste avec l'ordre du jour et demandez les titres des documents associés aux articles effectivement discutés.

Responsabilités des participants

Invitez les réviseurs de documents de l'acheteur et attribuez la responsabilité d'enregistrer leurs propres questions.

Invitez les contacts de l'acheteur responsables des questions documentaires et commerciales de l'ordre du jour. Demandez à chaque participant d'identifier les questions relevant de sa propre responsabilité de révision et de nommer une personne chargée d'enregistrer les demandes non résolues. Tenez la liste des questions à la disposition de tous les participants. Pendant la discussion, distinguez une question soulevée par un réviseur d'une décision commerciale nécessitant une autorisation ultérieure. Demandez au contact responsable de l'acheteur de vérifier ses propres notes avant d'envoyer la demande de suivi combinée au fournisseur pour une réponse écrite.

Demande de parcours des documents

Demandez un point à l'ordre du jour pour identifier les documents produit pertinents pour l'achat proposé.

Incluez un parcours des documents dans l'ordre du jour demandé. Demandez au fournisseur d'identifier la description du produit et les autres titres de documents pertinents pour les articles d'achat proposés. Consignez les identités des documents plutôt que de vous fier à une image d'écran non identifiée. Demandez aux réviseurs de l'acheteur quels fichiers ils souhaitent recevoir après la discussion. Envoyez cette demande de documents avec la liste des équipements et la référence de l'ordre du jour, puis comparez les documents reçus avec les titres consignés pendant la présentation avant de les distribuer pour examen départemental.

Journal des questions sans réponse

Consignez les questions nécessitant une réponse écrite ultérieure et liez-les à l'article discuté.

Consignez les questions sans réponse avec l'article discuté et le contact de l'acheteur qui les a soulevées. Demandez une réponse écrite ultérieure lorsque l'éclaircissement nécessite un examen de documents ou un autre contact fournisseur. Maintenez ces demandes séparées des notes de présentation afin qu'elles puissent être suivies sans traiter une remarque de discussion comme une réponse complète. Envoyez au fournisseur une liste de suivi ciblée et demandez-lui de référencer l'identité de l'équipement concerné. Renvoyez chaque réponse écrite au réviseur de l'acheteur responsable de la question d'achat d'origine.

Examen des achats après la démonstration

Comparez les réponses écrites avec les questions d'achat d'origine avant de réviser la demande de devis.

Comparez les réponses écrites de suivi avec l'ordre du jour original de la démonstration et les demandes de documents de l'acheteur. Demandez aux évaluateurs départementaux d'identifier les questions qui restent ouvertes avant de réviser le périmètre du devis. Maintenez la cohérence des identités de l'équipement proposé entre le compte rendu de la présentation et la proposition commerciale. Lorsque le fournisseur suggère un autre article, demandez sa description sous forme de proposition distincte pour évaluation. Avant de solliciter l'approbation d'achat, conservez ensemble les documents demandés, les commentaires des évaluateurs et le dossier commercial actuel, et confirmez les exigences de commande et les modalités de livraison par la correspondance d'achat.

Liste de vérification pour l'évaluation d'une démonstration d'échographie : documents à demander